IA no backoffice financeiro: conciliação do extrato e régua de cobrança
Todo começo de dia, alguém confere o extrato contra os títulos e separa o que não bate. No fim do mês, a cobrança vira uma lista de e-mails. Este caso de uso mostra como integração, regras, IA e um agente podem fazer a conferência e a régua, e deixar as baixas incertas e os acordos com a sua equipe.
Caso de uso: uma possibilidade narrada a partir do método, sem cliente e sem resultado medido.
O diagnóstico de oportunidades é gratuito e começa por uma conversa de cerca de 30 minutos sobre um processo da sua empresa.
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01
Extrato
Hoje: Pessoa, no site do banco
Como pode ficar: Integração
Onde espera hoje: conciliação do dia anterior
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02
Conciliação
Hoje: Pessoa, linha a linha
Como pode ficar: Automação (regra)
Onde espera hoje: horas no começo do dia
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03
Exceções
Hoje: Planilha de pendências
Como pode ficar: IA
Onde espera hoje: pendência que envelhece
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04
Baixa
Hoje: Analista, à mão
Como pode ficar: Pessoa aprova
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05
Cobrança
Hoje: Pessoa, um a um
Como pode ficar: Agente
Onde espera hoje: cobrança sem histórico
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06
Negociação
Hoje: E-mail do financeiro
Como pode ficar: Pessoa
Caso de uso: o extrato de uma segunda-feira passa pela regra e pela IA, as baixas incertas esperam a analista, e a cobrança segue a régua que a equipe aprovou. Mostrando como pode ficar.
O que muda em cada etapa
Cada etapa recebe o mecanismo que resolve, como na classificação do método. O que exige julgamento continua com as pessoas.
- Automação e integração
- IA
- Agente
- Pessoa aprova
- Pessoa
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Etapa 01
Extrato
HojeO extrato é baixado no site do banco e aberto numa planilha.
Como pode ficarO extrato entra direto do banco, pela API ou pelo arquivo de retorno, e encontra os títulos em aberto no ERP.
IntegraçãoFica com a pessoaAutorizar as contas que entram
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Etapa 02
Conciliação
HojeCada lançamento é conferido contra os títulos, linha a linha.
Como pode ficarUma regra baixa o que bate por valor, data e identificador, e registra a baixa com o lançamento de origem.
Automação (regra)Fica com a pessoaDefinir a regra e a tolerância de centavos
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Etapa 03
Exceções
HojePix sem referência, pagamento parcial e juros vão para uma planilha de pendências.
Como pode ficarA IA lê o histórico do pagamento e o comprovante que o cliente mandou e sugere o título provável, com o motivo.
IAFica com a pessoaOs casos que a IA marca como incertos
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Etapa 04
Baixa das exceções
HojeA analista procura o título e dá a baixa à mão.
Como pode ficarA analista confirma as sugestões em lote. Acima de um valor combinado, a baixa espera a aprovação.
Pessoa aprovaFica com a pessoaA aprovação
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Etapa 05
Cobrança
HojeA lista de vencidos sai do ERP, e os lembretes são enviados um a um, sem histórico.
Como pode ficarO agente monta a régua de cada cliente, envia os lembretes aprovados, manda a segunda via quando pedem e registra as promessas de pagamento.
AgenteFica com a pessoaO texto dos lembretes e quem entra na régua
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Etapa 06
Negociação
HojePedidos de desconto e de acordo chegam misturados no e-mail do financeiro.
Como pode ficarA equipe negocia descontos e acordos com o histórico que o agente juntou.
PessoaFica com a pessoaDesconto, parcelamento e acordo
O agente em ação
O agente financeiro concilia, sugere e cobra dentro de limites. Ele baixa sozinho só o que a regra combinada confirma, espera a aprovação para as baixas sugeridas pela IA e nunca concede desconto.
Registro da execução
- 07:00ComeçaA conciliação do extrato de segundaAgenda
- 07:01Lê214 lançamentos e os títulos em abertoBanco e ERP · leitura
- 07:02Baixa198 lançamentos que batem pela regra combinadaRegra de conciliação
- 07:04SugereO título provável de 12 dos 16 restantes, com o motivoComprovantes e histórico
- 07:05Separa4 casos incertos: valor parcial e CNPJ de outra filialFila de exceções
- 07:05Pede aprovaçãoDas 12 baixas sugeridas, para a analista financeiraAprovação
- 09:12AprovadoPela analista financeiraAprovação
- 09:12GravaAs 12 baixas no ERP, com o lançamento e o motivoERP · escrita aprovada
- 09:13EncaminhaOs 4 casos incertos e um pedido de desconto para a equipeEquipe
Matriz de autoridade
- Faz sozinho
- Ler o extrato e os títulos
- Baixar o que bate pela regra combinada
- Sugerir o título das exceções
- Pede aprovação
- Gravar as baixas sugeridas no ERP
- Nunca faz
- Conceder desconto ou parcelamentofica com a equipe
- Alterar dados bancários
Caso de uso: o agente financeiro numa manhã de conciliação. A regra baixa o que confere, a IA sugere o resto, a analista aprova, e o desconto pedido vai para a equipe.
O que precisa estar pronto
A conciliação e a régua dependem do que entra e de regras escritas. Antes de começar, três coisas precisam existir, mesmo que numa planilha.
Dados e acessos
- Acesso de leitura ao extrato de cada conta, pela API do banco ou pelo arquivo de retorno
- Os títulos em aberto no ERP, com o identificador do cliente
- Os comprovantes que chegam por e-mail ou WhatsApp, num lugar só
Regras
- A regra de conciliação e a tolerância de valor
- O valor acima do qual a baixa espera aprovação
- A régua de cobrança: quando lembrar, por qual canal e com qual texto
Pessoas
- Uma analista responsável pelas exceções
- Quem aprova baixas e acordos
- Alguém que revisa a régua todo mês
Se algo ainda não existe, o diagnóstico de viabilidade diz o que falta e quanto trabalho dá organizar.
O que medir
Cada indicador começa pela linha de base, medida antes da mudança. É ela que dá sentido aos números de depois.
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a medir
Lançamentos baixados pela regra
Como medirA parte do extrato baixada sem intervenção, por dia
Linha de base: medida no diagnóstico de viabilidade, antes da mudança.
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a medir
Idade das pendências
Como medirOs dias entre o lançamento e a baixa das exceções
Linha de base: medida no diagnóstico de viabilidade, antes da mudança.
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a medir
Dias para fechar o mês
Como medirA data do fechamento contra o último dia do mês
Linha de base: medida no diagnóstico de viabilidade, antes da mudança.
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a medir
Pagamento depois do lembrete
Como medirOs títulos pagos em até cinco dias depois de cada lembrete da régua
Linha de base: medida no diagnóstico de viabilidade, antes da mudança.
Os números entram no relatório do acompanhamento, com a fonte e o período.
Como chegar lá
O caminho é a jornada de seis passos. Neste caso de uso, cada passo fica assim:
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Diagnóstico de oportunidades com IA e tecnologia
Uma conversa sobre conciliação e cobrança e o Mapa Operacional.
gratuito - 02
Conversa consultiva
Bancos, ERP, canais de cobrança e quem aprova.
gratuito - 03
Diagnóstico de viabilidade
Um mês de extrato passado pela regra e pela IA, comparado com as baixas que a equipe fez.
contratado - 04
Prova técnica, quando necessária
A conciliação rodando ao lado da equipe, sem gravar no ERP.
contratado - 05
Implantação
A integração com os bancos, a escrita aprovada no ERP e o registro de cada baixa.
contratado - 06
Acompanhamento contínuo
Os indicadores, as regras novas e a revisão da régua.
contratado
Revisado em 20 de outubro de 2026
Perguntas sobre IA no financeiro
A IA dá baixa sozinha no ERP?
Só no que a regra combinada confirma, com valor, data e identificador iguais. As baixas sugeridas pela IA esperam a aprovação de uma pessoa, e cada uma fica registrada com o motivo.
O agente negocia com o cliente?
Não. Ele envia os lembretes que a equipe aprovou, manda a segunda via e registra promessas de pagamento. Desconto, parcelamento e acordo ficam com a equipe.
Como o extrato chega ao agente?
Pela API do banco, quando ela existe, ou pelo arquivo de retorno que o banco já gera. Se o ERP não aceitar a baixa por integração, o diagnóstico de viabilidade avalia as saídas.
Quais dados o agente vê?
Só os que a matriz de autoridade libera: extrato, títulos e comprovantes. Ele não altera dados bancários de clientes nem de fornecedores.
Outros casos de uso
Os mesmos mecanismos, em outros processos.
Quer ver como isso funcionaria no seu financeiro?
No diagnóstico de oportunidades, olhamos a conciliação e a cobrança como elas são hoje e dizemos o que vale automatizar, onde a IA ajuda e o que continua com a sua equipe.
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